Regulamin organizacyjny

Urzędu Gminy  Dubicze Cerkiewne.


I. Postanowienia ogólne.

§ 1.

1. Urząd gminy jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której wójt gminy jako organ wykonawczy wykonuje swoją pracę.

2. Siedzibą urzędu gminy jest miejscowość Dubicze Cerkiewne.

§ 2.

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Dubiczach Cerkiewnych zwany dalej regulaminem określa:

1. strukturę organizacyjną i zatrudnienia urzędu (struktura zatrudnienia – zał. nr 1)

2. zakres czynności referatów i stanowisk pracy

3. zasady i tryb funkcjonowania urzędu

4. zasady udzielania upoważnień pracownikom do załatwiania spraw, podpisywanie pism urzędowych

5. podział zadań pomiędzy członków kierownictwa urzędu

6. zasady kontroli wewnętrznej w urzędzie gminy

7. symbole komórek organizacyjnych urzędu gminy i jednostek organizacyjnych (zał. nr 2)

8. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

- radzie  – należy przez to rozumieć odpowiednio: Rada Gminy Dubicze Cerkiewne.

- wójcie, sekretarzu, skarbniku – należy przez to rozumieć wójta, sekretarza, skarbnika gminy Dubicze Cerkiewne

- urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy  Dubicze Cerkiewne

- kierowniku urzędu – należy przez to rozumieć wójta gminy

 

II. Struktura organizacyjna i zatrudnienia urzędu.

§ 3.


1.W skład urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy

    1)referat  organizacyjny;

    2)referat gospodarki komunalnej, budownictwa, rolnictwa i ochrony środowiska;  

    3)referat finansowy;

    4) urząd stanu cywilnego;

2. Wewnątrz referatów nie tworzy się komórek organizacyjnych, lecz wyłącznie stanowiska pracy.

§ 4.


Wójt jest kierownikiem urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

1. Podział zadań pomiędzy referaty dokonuje kierownik urzędu na wniosek sekretarza.

2. Pracą referatów kierują kierownicy referatów. Kierownik referatu organizuje pracę referatów oraz kontroluje wykonanie zadań przez poszczególnych pracowników.

§ 5.


1. Pracą urzędu kieruje wójt przy pomocy sekretarza i skarbnika.

2. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, nadzoruje w tym zakresie pracę referatów .

3. W razie nieobecności wójta zastępuje  wójta sekretarz gminy realizując zadania w zakresie powierzonym przez wójta.

§ 6.


Sekretarz gminy może wykonywać zadania powierzone przez wójta. W zakresie powierzonych obowiązków zapewnia kompleksowe rozwiązanie problemów oraz nadzorowanie w tym zakresie działalności referatów i stanowisk pracy realizujących powierzone zadania.


III. Zadania i kompetencje poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy.

§ 7.


W celu wykonania zadań referaty wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej:

1. Przygotowują projekty uchwał organów gminy oraz zarządzeń wójta;

2. Opracowują projekty planu budżetu gminy w części dotyczącej ich zakresu działania;

3. Opracowują prognozy, analizy, oceny oraz sprawozdania w ramach prowadzonych spraw;

4. Zapewniają właściwą i terminową realizację zadań;

5. W zakresie wykonywania zadań współdziałają z innymi komórkami urzędu, jednostkami organizacyjnymi gminy i instytucjami;

6. Zapewniają obsługę merytoryczną właściwych komisji rady;

7. Rozpatrują i załatwiają interpelacje i wnioski radnych;

8. Przygotowują projekty decyzji administracyjnych;

9. Wykonują na polecenie wójta  inne zadania w sprawach nie objętych zakresem działań referatów;

§ 8.


Do zadań i kompetencji referatu finansowego należy:

1. Opracowanie założeń do projektu budżetu oraz nadzór nad jego wykonaniem;

2. Wymierzanie i pobór podatków oraz opłat określonych w odrębnych przepisach;

3. Sprawowanie nadzoru i kontroli nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych;

4. Prowadzenie rachunkowości wpływów i wydatków budżetowych;

5. Wydawanie zaświadczeń majątkowych;

6. Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej urzędu gminy i jednostek organizacyjnych;

7. Współpraca z regionalną izbą obrachunkową i urzędem skarbowym;

8. Prowadzenie archiwum zakładowego;

9. Analiza wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie;

§ 9.


Do zadań i kompetencji referatu  gospodarki komunalnej, budownictwa, rolnictwa i ochrony środowiska należy:

1. Gospodarka gruntami komunalnymi oraz obrót nieruchomościami stanowiącymi mienie gminy;

2. Prowadzenie  spraw z zakresu ochrony środowiska;

3. Realizacja zadań dotyczących produkcji roślinnej i zwierzęcej;

4. Ochrona gruntów rolnych i leśnych oraz wnioskowanie o przekazanie tych gruntów na cele nierolnicze i leśne;

5. Tworzenie zasobów gruntów na cele budowlane;

6. Kontrola rolniczego użytkowania gruntów;

7. Opracowanie planów rekultywacji gruntów i ich realizacja;

8. Nadzór merytoryczny nad działalnością Gminnej Spółki Wodnej “Niwa”;

9. Współdziałanie ze służbą ochrony roślin w zakresie zwalczania chorób i szkodników w uprawach;

10. Koordynacja obrotu materiałami hodowlanymi;

11. Współpraca ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania chorób zwierzęcych i organizacji profilaktyki weterynaryjnej;

12. Prowadzenie spraw wynikających z ustaw o scalaniu i wymianie gruntów;

13. Sprawowanie opieki nad zabytkami i współdziałanie w  tym zadaniu z konserwatorem zabytków;

14. Planowanie realizacji inwestycji gminnych;

15. Dbałość o prawidłowy stan techniczny gminnych zasobów mieszkaniowych i obiektów użyteczności publicznej;

16. Zarządzanie siecią dróg gminnych i lokalnych;

17. Gospodarka lokalami użytkowymi i mieszkalnymi;

18. Prowadzenie spraw nazewnictwa ulic, placów oraz numerów porządkowych nieruchomości;

19. Prowadzenie spraw z zakresu zagospodarowania przestrzennego;

20. Prowadzenie spraw i realizacja  zadań  obrony cywilnej;

21. Prowadzenie spraw z zakresu bhp.

§ 10.


Do zadań urzędu stanu cywilnego należy:

1. Prowadzenie spraw w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych;

2. Prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony;

3. Wydawanie zezwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych;

4. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;

5. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu;

6. Prowadzenie akt stanu cywilnego na podstawie przepisów ustawy o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego;

7. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej;

8. Prowadzenie spraw z zakresu przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

9. Prowadzenie spraw z zakresu przepisów ustawy o imprezach masowych.

§ 11.


Do zadań referatu  organizacyjnego należy:

1. Prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych;

2. Prowadzenie i udostępnianie obywatelom zbioru przepisów prawnych;

3. Nadzór nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji;

4. Prowadzenie ewidencji spraw socjalnych pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych;

5. Prowadzenie obsługi sekretariatu urzędu;

6. Załatwianie spraw w zastępstwie kierownika USC w zakresie przepisów ustawy o aktach stanu cywilnego i ewidencji ludności;

7. Prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem oraz obsługą posiedzeń organów gminy;

8. Przygotowanie materiałów i dokumentacji z odbytych posiedzeń;

9. Zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji rady gminy, posiedzeń  komisji;

10. Obsługa jednostek pomocniczych (sołectw);

IV. Zasady i tryb funkcjonowania urzędu:

§ 12.


1. Kierownicy referatów oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach pracy są odpowiedzialni przed Wójtem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie referatów i wykonanie samodzielnych funkcji;

2. Kierownicy referatów pełnią nadzór nad wypełnieniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników;

3. Pracownicy referatów  są odpowiedzialni za właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów i terminowe załatwianie spraw oraz znajomość przepisów prawa w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy;

§ 13.


Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do urzędu reguluje kodeks postępowania administracyjnego, instrukcje kancelaryjne oraz przepisy szczegółowe dotyczące prowadzenia określonych spraw.


V. Zasady udzielania upoważnień pracownikom do załatwiania spraw, podpisywanie pism urzędowych.

 § 14.


Pisma i decyzje wychodzące z urzędu podpisuje wójt lub osoba pisemnie przez wójta upoważniona.

§ 15.

Wójt może udzielić sekretarzowi gminy, skarbnikowi, kierownikowi referatu lub pracownikowi pełnomocnictwo do wydawania decyzji administracyjnych lub pełnomocnictw do jednorazowych czynności.

§ 16.


1.   Do podpisu wójta zostawia się sprawy kierowane do:

    1) Wojewody i Wicewojewody;

    2) Marszałka Województwa;

    3) Starosty powiatu;

    4) Urzędów i instytucji naczelnych, centralnych i wojewódzkich;

2. Wójt gminy podpisuje również pisma w sprawach zastrzeżonych odrębnymi przepisami.

3. W czasie nieobecności wójta w sprawach nie cierpiących zwłoki pisma podpisuje sekretarz gminy pełniący funkcję zastępcy wójta.

4. Projekty pism przedstawione do podpisu wójta gminy powinny być uprzednio parafowane przez kierownika referatu.

VI. Podział zadań  i kompetencji pomiędzy kierownictwo urzędu gminy.

§ 17.

I. Wójt Gminy :

      1. Wykonuje zadania wynikające z ustawy o samorządzie gminnym i statutu gminy oraz innych przepisów określających status wójta.

      2. Sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:

      1) sekretarza gminy;

      2) referatu finansowego;

      3) referatu gospodarki komunalnej, budownictwa, rolnictwa i ochrony  środowiska;

      4) kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego;

      5) jednostek organizacyjnych gminy;

 

II. Sekretarz gminy

Zadania i kompetencje sekretarza gminy (zastępcy wójta):

1. Sprawuje nadzór i kontrolę wewnętrzną nad organizacjąmpracy urzędu;

2. Sprawuje bezpośredni nadzór i kieruje pracąnreferatu organizacyjnego;

3. Prowadzi sprawy gminy powierzone przez wójta

4. Odpowiada za wdrążanie  informatyki i nowoczesnych technik pracy biurowej do pracy urzędu

5. Dba o podnoszenie kwalifikacji pracowników

6. Prowadzi kontrole wewnętrzne  urzędu

 

III. Skarbnik gminy.

1. Opracowuje założenia do projekt budżetu.

2. Dokonuje analiz budżetu i informuje zarząd o jego realizacji.

3. Przekazuje kierownikom referatów oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy wytyczne oraz dane niezbędne do opracowania projektu planu budżetu.

4. Czuwa nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej.

5. Sprawuje nadzór nad pracą referatu finansowego.

6. Realizuje ustawy o dochodach samorządu terytorialnego, finansach publicznych, o podatkach i opłatach lokalnych, podatku rolnym i leśnym, ustawę o opłatach skarbowych.

7. Wykonuje zadania i obowiązki wynikające z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów i jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 40, poz. 174 z późn. zmianami).

 

VII. Zasady kontroli wewnętrznej w urzędzie.

§ 18.


Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:

1. Komisja Rewizyjna Rady Gminy – we wszystkich sprawach zleconych przez Radę Gminy;

2. Wójt, sekretarz, skarbnik – w sprawach funkcjonowania urzędu i z działalności gminnych jednostek organizacyjnych;

3. Kierownicy referatów – w stosunku do swoich podwładnych;

§ 19.


Kontrola wewnętrzna może mieć charakter:

1. Kontroli wstępnej – polegająca na badaniu zamierzonych dyspozycji przez ich dokonaniem – ma na celu zapobieganie nieporządnym lub nielegalnym działaniom.

2. Kontroli bieżącej – polegającej na badaniu czynności i wszelkich operacji gospodarczych oraz finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia czy wykonanie przebiega prawidłowo zgodnie z ustalonymi zasadami (przepisami, ustawami).

3. Kontroli następnej – obejmującej badania dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

§ 20.

 Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona w następujący sposób:

1. Kontrola formalna tj. badania prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami.

2. Kontrola rachunkowa tj. badania prawidłowości działań arytmetycznych w dokumentach i sprawozdaniach.

3. Kontrola merytoryczna tj. badania rzetelności, gospodarności oraz zasadności operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami.

4. Kontrole przeprowadzane są w oparciu o harmonogram kontroli lub w sposób wyrywkowy.

5. Kontrole przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w urzędzie.

6. Z kontroli kontrolujący obowiązany jest sporządzić protokół, wskazując w nim prawidłowości i nieprawidłowości. Protokół powinien być zakończony wnioskami.

§ 21.

1. Na żądanie osoby prowadzącej kontrolę wewnętrzną pracownicy zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach przedmiotu kontroli.

2. Dokumentacja kontroli winna być rejestrowana przez sekretarza gminy.

3. Zalecenia pokontrolne winny być realizowane w terminie wyznaczonym przez kontrolującego.


VIII. Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków:

§ 22.


1. Interesanci przyjmowani są w sprawach skarg i wniosków przez wójta gminy, w środy, czwartki i piątki każdego tygodnia w godzinach od 8.00 do 16.00

2. W przypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, obywatele są przyjmowani w następnym dniu roboczym.

3. Ogłoszenie o dniach przyjęć obywateli przez wójta gminy powinno być wywieszone w widocznym miejscu w siedzibie Urzędu Gminy.

4. Sekretarz gminy, kierownicy referatów obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

5. Skargi i wnioski zgłoszone telefonicznie lub ustnie przyjmuje się do protokołu.

6. Rejestracji podlegają skargi i wnioski wnoszone pisemnie, telefonicznie lub ustnie do protokołu.

7. Rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg i wniosków należy do referatów i samodzielnych stanowisk właściwych ze względu na przedmiot sprawy lub referatów wskazanych przez wójta.

8. Załatwianie skarg i wniosków winno polegać na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy, jej rozstrzygnięciu, usunięciu stwierdzonych uchybień i przyczyn ich powstania oraz opracowaniu w sposób wyczerpujący projektów odpowiedzi o sposobie załatwienia skargi.

9. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje wójt gminy, a w wypadku jego nieobecności sekretarz gminy.

10. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny być załatwiane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni, pozostałe skargi i wnioski w terminie 1 miesiąca od daty ich otrzymania.

 

Załączniki do treści

Metryka strony

Udostępniający: *

Wytwarzający/odpowiadający: Marcin Siemieniuk-Morawski

Wprowadzający: Marcin Siemieniuk-Morawski

Data wprowadzenia: 2007-02-28

Data modyfikacji: 2016-06-28

Opublikował: Marcin Siemieniuk-Morawski

Data publikacji: 2007-02-28